Die digitale / elektronische Rechnung (kurz: E‑Rechnung) wird gesetzlich verpflichtend und Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen. Wir haben hier das Wichtigste für Sie zusammengestellt und halten den Inhalt aktuell. Stand: Juli 2024
Zum Thema werden wir in Kooperation mit dem Netzwerk tatort:steuern eine Infoveranstaltung für unsere Mandanten anbieten.
Eine elektronische oder auch digitale Rechnung (kurz: E-Rechnung) übermittelt die Rechnungsinformationen elektronisch. Dies ermöglicht ein automatisiertes Empfangen und Verarbeiten und einen ganzheitlichen digitalen Ablauf. Wichtig hierbei: Eine PDF-Datei oder Word-Datei allein ist keine E‑Rechnung.
Die E-Rechnungen müssen:
Die Einführung der E-Rechnung wird zwischen 2025 und 2028 in verschiedene Phasen / Stufen geteilt, um die Einführung Schritt für Schritt zu ermöglichen. Diese Phasen betreffen nur den Versand; der Empfang muss ab 2025 gewährleistet sein. Wie bisher auch dürfen zudem weiterhin nur mit Einwilligung des Empfängers elektronische Rechnungsformate (z. B. PDF) versendet werden. Alle Bestimmungen betreffen den B2B-Kontakt.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend für alle Unternehmen im B2B-Kontakt einzuhalten. Der gesamte Versand und Empfang muss dann über die E-Rechnung erfolgen.
Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind von den Regeln nicht betroffen.
Zudem können Sie Rechnungen unter 250 € brutto und Fahrausweise (§§ 33 f. UStDV) wie bisher als sonstige Rechnungen ausstellen.
Kann ein Empfänger die E-Rechnung nicht empfangen oder verarbeiten, so hat er keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Mit Kulanz ist das Ausstellen aber nicht verboten.
Papier- und PDF-Rechnungen genügen den Ansprüchen der E-Rechnung nicht. Versendet werden dürfen diese noch bis zum 31.12.2026, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 (38) Nr. 1 UStG). Ab 2027 sind auch Papierrechnungen, ab 2028 dann PDF-Rechnungen untersagt.
Eine E-Rechnung muss unveränderlich und maschinenlesbar sein. Zudem muss sie die Zusammenarbeit verschiedener Systeme ermöglichen und allen gesetzlichen Ansprüchen genügen. Man kann 2 Arten von E-Rechnungen erstellen:
Bei dieser Art gibt es den strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) für die automatisierte Verarbeitung und einem menschenlesbaren Dateiteil (z. B. PDF-Dokument). Beide Teile müssen in einer Datei zusammengefasst sein.
Diese enthält alle Informationen in einem maschinenlesbaren Format (z. B. XML). So ist eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Computersysteme sichergestellt. Es gibt keinen zusätzlichen menschenlesbaren Teil.
In dem strukturierten Teil der Rechnung (maschinenlesbar) müssen alle Pflichtangaben nach UStG enthalten sein, unabhängig davon, für welche Art der Rechnungsschreibung Sie sich entscheiden.
XML (Extensible Markup Language) ist das gängigste Format für E-Rechnungen und wird von den EU-Richtlinien und den meisten internationalen Standards unterstützt. Diese Sprache stellt die strukturierten Daten in einem hierarchischen Format dar und enthält Felder für Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Menge und Preis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie Angaben zur Umsatzsteuer.
Bei öffentlichen Auftraggebern wird als Standard die X-Rechnung verwendet und beinhaltet einen strukturierten XML-Datensatz. Bei Bundes- und Landesbehörden ist dieses Rechnungsformat bereits seit mehreren Jahren Standard.
Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Sie basiert auf der PDF/A und hat das XML-Format integriert. Diese Form der PDF-Datei hat besondere Standards für die Archivierung und Unveränderbarkeit.
Es gibt verschiedene Software-Lösungen, die den Empfang und den Versand der E-Rechnungen unterstützen bzw. sich aktuell darauf vorbereiten: Lexware, SevDesk, Lexoffice. Sollten Sie bereits eine Software verwenden, stellen Sie sicher, dass diese den Anforderungen ab 2025 entspricht.
Wenn Sie eine neue Lösung einbinden möchten, empfehlen wir Ihnen DATEV. Der Softwareanbieter bietet Lösungen für den Empfang, die Archivierung, die Erstellung und den Versand von E‑Rechnungen an.
Die Software „Unternehmen online“ von DATEV bietet die Möglichkeit E-Rechnungen zu empfangen, archivieren und zu bezahlen. Mit der Integration „Auftragswesen Next“ ist auch das gesetzeskonforme Erzeugen und Versenden möglich. Wir empfehlen die Nutzung ab 10 Ausgangsrechnungen im Monat.
Die „E-Rechnungsplattform“ von DATEV kann ohne weitere Integrationen E-Rechnungen empfangen, archivieren, bezahlen, erzeugen und versenden. Sie ist geeignet für die Erstellung von bis zu 10 Rechnungen im Monat.
Für unsere Mandaten bieten wir gemeinsam mit tatort:steuern Informationsveranstaltungen zum Thema „E-Rechnungen“ an. Genaue Informationen zu den einzelnen Terminen und der Anmeldung erhalten Sie vorab per E-Mail. Merken Sie sich gerne bereits jetzt die Veranstaltungsdaten vor.
Mandantenveranstaltung Online: „Fit für die E‑Rechnung“
in Zusammenarbeit mit DATEV
Di, 27.08.2024, 10:00 – 12:00 Uhr
Mo, 23.09.2024, 10:00 – 12:00 Uhr
Mandantenveranstaltung Online zu DATEV Auftragswesen Next und der DATEV E‑Rechnungsplattform
in Zusammenarbeit mit ConNect GmbH
Do, 10.10.2024, 14:00 – 16:00 Uhr
Di, 03.12.2024, 14:00 – 16:00 Uhr
Nein, denn diese Rechnungen können jederzeit angepasst werden und es ist keine Unveränderlichkeit gewährleistet. Bereits im Jahr 2019 wurde durch die Finanzverwaltung diese Anforderung an eine Rechnung im Schreiben „GoBD“ definiert.
Falsch. Beispielsweise eine PDF-Rechnung in einer E-Mail ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Die Besonderheit der E-Rechnung liegt im automatischen Generieren und automatischen Auslesen. Unter besonderen Voraussetzungen kann eine PDF als E-Rechnung gelten (z. B. PDF/A), dies muss aber gesondert geprüft werden (siehe Format ZUGFeRD). Durch die Vermeidung manueller Arbeitsschritte soll eine Unveränderlichkeit gewährleistet werden.
Da für die Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern die E-Rechnung bereits verpflichtend ist, gibt es schon jetzt Programme, die die gesetzlichen Anforderungen umsetzen. Andere Softwareanbieter entwickeln ihr Angebot für Rechnungsschreibungsprogramme weiter und werden diese bald auf den Markt bringen. Gehen Sie einfach auf Ihre Programmanbieter zu und fragen nach.
Über unsere Mandantenveranstaltungen möchten wir Ihnen bestmöglich alle Fragen beantworten und Hilfe bei der Umsetzung anbieten. Darüber hinaus können Sie sich jederzeit als Mandant auch per E-Mail oder telefonisch an uns wenden. Da es durch die gesetzliche Änderung in vielen Bereichen ein großes Thema ist, können Sie auch bei der IHK, den Kammern oder Verbänden nachfragen.
Durch die Einführung der E-Rechnung und die damit verbundene Automatisierung kann eine schnellere Rechnungsstellung und ein kostengünstiger Transport zum Empfänger erfolgen. Dies ermöglicht Ihnen eine frühere Bezahlung. Durch den einheitlichen Standard ist eine Transparenz zwischen Kunden, Lieferanten und Steuerberatern geschaffen und alle arbeiten mit der gleichen Grundlage.
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und das Auslesen und Archivieren gewährleisten. Hierzu können bestimmte Softwarelösungen helfen, diese erkennen die Standard-Formate.
Sie müssen ein unveränderbares Abspeichern und Archivieren der Rechnungen gewährleisten. Bei einer E-Mail mit PDF/A-Anhang beispielsweise bedeutet das diesen Anhang zu speichern. Die E-Mail als Übertragungsmedium selbst ist nicht aufbewahrungspflichtig. Sie ist nur das Transportmittel wie bei der Briefpost der Briefumschlag.
