Mit der Beschäftigung von Schülern und Studenten lassen sich saisonale Stoßzeiten sowie Urlaubsvertretungen gut abfangen, vielleicht sogar spätere Mitarbeiter gewinnen. Bei geschickter Gestaltung fallen wenig Lohnnebenkosten an. Allerdings gibt es in den Bereichen „Sozialversicherung, Steuern und Jugendschutz“ wichtige Aspekte zu beachten.
Mit der Beschäftigung von Schülern und Studenten lassen sich saisonale Stoßzeiten sowie Urlaubsvertretungen gut abfangen, vielleicht sogar spätere Mitarbeiter gewinnen. Bei geschickter Gestaltung fallen wenig Lohnnebenkosten an. Allerdings gibt es in den Bereichen „Sozialversicherung, Steuern und Jugendschutz“ wichtige Aspekte zu beachten.
Sozialversicherung
Besonders attraktiv ist die kurzfristige Beschäftigung in Ferienzeiten. Sie unterliegt nicht der Sozialversicherungspflicht, wenn sie von Anfang an zeitlich befristet wird auf maximal drei Monate (am Stück) oder 70 Arbeitstage (bei einzelnen Tagen) im Kalenderjahr und nicht berufsmäßig ausgeübt wird.
Praxistipp:
Im Einstellungsprozess sollte explizit nach bisher schon ausgeübten kurzfristigen Beschäftigungen gefragt werden, da die Zeiten innerhalb eines Kalenderjahrs zusammengerechnet werden.
Beachten Sie:
Berufsmäßigkeit würde vorliegen, wenn man auf den Job wirtschaftlich angewiesen ist bzw. er wesentlich zum Lebensunterhalt beiträgt. Bei Schülern und Studenten liegt meist keine Berufsmäßigkeit vor, solange die Schule bzw. das Studium im Vordergrund stehen und der Lebensunterhalt meist noch durch die Eltern gesichert ist, die kurzfristige Beschäftigung also nur ein vorübergehender Nebenverdienst ist.
Praxistipp:
Bei Schulabgängern, die zwischen Schulende und Ausbildungs- bzw. Studienbeginn einen Vollzeit-Ferienjob ausüben, kann Berufsmäßigkeit vorliegen, weil dann die Schule nicht mehr im Vordergrund steht. Insofern ist der Arbeitgeber in der Dokumentationspflicht. Auf alle Fälle sollten Schul- und Immatrikulationsbescheinigungen und Auskünfte zu den sonstigen Verdiensten eingefordert werden.
Alternativ kann ein Schüler oder Student geringfügig entlohnt (Minijob) angestellt werden, wenn der monatliche Verdienst nicht mehr als 603 EUR beträgt (bei einer kurzfristigen Beschäftigung gilt keine betragsmäßige Grenze). Das bietet sich v. a. an, wenn die zeitlichen Limits einer kurzfristigen Beschäftigung überschritten werden würden. Im Gegensatz zur kurzfristigen Beschäftigung, für die nur Sozialabgaben in Höhe der Unfallversicherung und der Umlagen anfallen, fallen bei einem Minijob die pauschalen Arbeitgeberabgaben von ca. 32 % an. Abgabentechnisch ist damit eine kurzfristige Beschäftigung günstiger.
Merke:
Eine Besonderheit ist das Werkstudenten-Privileg, wonach immatrikulierte Studenten bei einer längeren Beschäftigungsdauer sozialversicherungsfrei beschäftigt werden können, die Rentenversicherungspflicht aber bestehen bleibt. Voraussetzung ist, dass der Student während der Vorlesungszeit maximal 20 Wochenstunden arbeitet (außerhalb der Vorlesungszeit darf es auch mehr sein). Bei einer kurzfristigen Beschäftigung ist das Werkstudenten-Privileg oft nicht nötig.
Beachten Sie:
Da der Krankenversicherungsschutz seit 2022 auch für kurzfristige Beschäftigten angegeben werden muss, ist auch danach zu fragen. Unschädlich ist ein kurzfristiger Ferienjob oft für die beitragsfreie Familienversicherung.
Lohnsteuer
Während für einen Minijob die pauschale Lohnsteuer von 2 % anfällt (in den oben genannten Abgaben von ca. 32 % enthalten), kann eine kurzfristige Beschäftigung nach den persönlichen ELStAM-Merkmalen oder mit einer pauschalen Lohnsteuer mit 25 % zzgl. Soli und ggf. Kirchensteuer abgerechnet werden. Der Vorteil der persönlichen Steuerklasse liegt darin, dass solange keine Lohnsteuer anfällt, wie der Verdienst unter dem Grundfreibetrag liegt. Sollte er darüber liegen und Lohnsteuer entstehen, lässt sich diese vom Schüler oder Student oft über eine Jahressteuererklärung zurückholen.
Beachten Sie:
Die pauschalen 25 % kann ein Arbeitgeber nur anwenden, wenn die Tätigkeit maximal 18 zusammenhängende Arbeitstage dauert und pro Arbeitstag durchschnittlich maximal 150 EUR oder 19 EUR pro Stunde gezahlt werden (§ 40a Abs. 1 und Abs. 4 Einkommensteuergesetz).
Arbeits- und Jugendschutz
Neben den üblichen arbeitsrechtlichen Vorgaben müssen Arbeitgeber bei der Beschäftigung von Minderjährigen den Jugendschutz beachten. Insbesondere sind für Jugendliche unter 15 Jahren nur sehr eingeschränkte Tätigkeiten zulässig, für 15- bis 17-Jährige dürfen es keine gefährlichen Arbeiten sein und keine Nachtarbeit. Die Ferienarbeit darf nur maximal vier Wochen im Jahr und maximal 40 Stunden pro Woche und acht Stunden pro Tag ausgeübt werden.
Praxistipp:
Arbeitgeber sollten einen schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen, den Schüler bzw. Studenten ordnungsgemäß bei der Sozialversicherung anmelden (meist über die Minijob-Zentrale), sich den Schüler- bzw. Studentenstatus bescheinigen lassen und nach weiteren Beschäftigungen (Verdienst und Arbeitszeiten) und sonstigen Einnahmenquellen nachfragen. Oft lassen sich alle erforderlichen Angaben über eine Personalfragebogen abfragen. Auch die Dokumentation der Arbeitszeit sollte nicht fehlen.